VEILIGHEIDSBEHEERSSYSTEEM

Wat is een Veiligheidsbeheerssysteem (VBS)?

Een VBS is een gestructureerd systeem waarmee bedrijven veiligheidsrisico's systematisch identificeren, beheersen en verminderen. Het doel is om de veiligheid van werknemers, omwonenden en het milieu te waarborgen. Dit systeem is vooral verplicht voor bedrijven die zoals Seveso-inrichtingen en bedrijven die met grote hoeveelheden gevaarlijke stoffen werken.

Belangrijke elementen van een VBS

Een effectief VBS bevat de volgende kernonderdelen (elementen):

1. De organisatie en het personeel
   

   Dit element richt zich op de organisatie en het personeel in relatie tot de beheersing van risico’s op zware ongevallen. Het beleid met betrekking tot zowel eigen medewerkers als externe partijen is expliciet vastgelegd. De onderlinge samenhang tussen functies wordt inzichtelijk gemaakt door middel van een organogram.

   Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn nader gespecificeerd in functieomschrijvingen, waarin tevens de vereiste opleidingen en werkervaring worden benoemd. Een essentieel onderdeel van de opleidingen is het vergroten van het veiligheidsbewustzijn binnen de organisatie. Zowel initiële als periodieke trainingen worden gestructureerd geborgd in een opleidingsmatrix.

   Voor externe partijen zijn de opleidings- en ervaringseisen vastgelegd in functie- of taakomschrijvingen of contractueel vastgelegd. De communicatie met betrekking tot de beheersing van zware ongevalrisico’s en het PBZO wordt gedocumenteerd in onder andere vergaderverslagen.

   Aan deze documenten liggen procedures ten grondslag waarin wordt beschreven op welke wijze zij tot stand zijn gekomen, inclusief de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

   
   

2. De identificatie en beoordeling van de gevaren van zware ongevallen
   

   Dit element richt zich op de identificatie en beoordeling van gevaren en vormt de basis van een Veiligheidsbeheerssysteem (VBS). De gevarenidentificatie wordt uitgevoerd aan de hand van passende veiligheidsstudies, waarvan de geschiktheid afhangt van het type installatie.

   Voorafgaand aan een veiligheidsstudie wordt alle relevante informatie met betrekking tot processen, installaties, stoffen, de organisatie, de locatie en de omgeving verzameld en actueel gehouden. Deze veiligheidsstudies waarborgen een gestructureerde aanpak bij de identificatie van gevaren, bijvoorbeeld door middel van brainstormsessies. De resultaten worden op een transparante en reproduceerbare wijze gedocumenteerd.

   Voor de risicobeoordeling wordt doorgaans de risicomatrix uit het PBZO gehanteerd. Andere methodieken zijn toegestaan, mits de samenhang met de beleidsprincipes gewaarborgd blijft. Indien de geïdentificeerde risico’s als onaanvaardbaar worden beschouwd, worden passende beheersmaatregelen vastgesteld en geïmplementeerd.

   De keuze voor een specifieke veiligheidsstudie en risicobeoordelingsmethode, evenals de benodigde informatie, de vereisten voor deelnemers, het procesverloop en de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zijn vastgelegd in procedures.
   
   

3. de controle op de exploitatie

   De beheersing van zowel reguliere operationele werkzaamheden als onderhoudswerkzaamheden is geborgd middels procedures en werkinstructies, waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden expliciet zijn vastgelegd. Deze procedures bestrijken de veiligheidsvoorzieningen die gelden tijdens normale bedrijfsvoering, onderhoud, tijdelijke onderbrekingen, alarmbeheer en storingen. Daarnaast omvatten ze maatregelen ter beheersing van risico’s die verband houden met de veroudering van apparatuur.

   Afhankelijk van de aard van de activiteiten en installaties binnen de inrichting, zijn specifieke procedures geïmplementeerd, zoals overdrachtsprotocollen, schoon en droog opleveren, en lock-out-tag-out (LOTO). Kritische technische maatregelen maken minimaal deel uit van een onderhoudsmanagementsysteem, waarmee structureel wordt toegezien op de staat en betrouwbaarheid van installaties.

   Daarnaast is een werkvergunningssysteem geïmplementeerd om een veilige uitvoering van werkzaamheden te waarborgen. Toezicht wordt gehouden op alle activiteiten binnen de normale bedrijfsvoering, tijdens onderhoud en bij tijdelijke onderbrekingen. Het onderhoudsmanagementsysteem is integraal onderdeel van dit proces en heeft als doel systeemfalen te minimaliseren en de betrouwbaarheid van installaties te optimaliseren.

   
   
   

4. De wijze waarop wordt gehandeld bij wijzigingen

   Wijzigingen die van invloed zijn op de veiligheid worden op een gestructureerde wijze doorgevoerd. Dit omvat permanente, tijdelijke en noodwijzigingen. Elke wijziging gaat gepaard met een passende veiligheidsbeoordeling, zoals een veiligheidsstudie. In dit kader is er een nauwe samenhang tussen dit element en element II.

   Daarnaast worden wijzigingen in wet- en regelgeving, de stand van de wetenschap en technologische ontwikkelingen, evenals inzichten uit ongevalsonderzoeken met betrekking tot zware ongevallen, actief gemonitord en doorgevoerd in het Veiligheidsbeheerssysteem (VBS) en/of de installaties.

   Alle wijzigingen worden geborgd binnen vastgelegde procedures, waarin de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden expliciet zijn vastgelegd.

   
   
   
5. Operationele beheersmaatregelen – Procedures voor veilig werken en incidentpreventie.
   

   De basis voor dit element wordt gevormd door de veiligheidsstudies uit element II. Op basis van deze studies zijn mogelijke noodsituaties geïdentificeerd, waardoor een passende noodorganisatie is ingericht. De systematische analyse van voorzienbare noodsituaties is vastgelegd in procedures om een gestructureerde aanpak te waarborgen.

   De noodorganisatie is formeel vastgelegd in een noodplan. Dit plan omvat niet alleen de verschillende noodscenario’s, maar ook de bedrijfshulpverleningsorganisatie, de opleiding en training van betrokken medewerkers, en de interne alarmeringsprocedures. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn hierin duidelijk gedefinieerd.

   Personeel dat betrokken is bij de installatie wordt getraind in het ingrijpen bij noodsituaties en is geoefend in het beheersen van procesafwijkingen tijdens een noodsituatie. Daarnaast onderhoudt de noodorganisatie actief contact met externe hulpdiensten door middel van structureel overleg en gezamenlijke oefeningen, zodat een effectieve samenwerking in noodsituaties is gewaarborgd.

   
   
   
6. Monitoring en controle – Toezicht op veiligheidsmaatregelen en naleving.
   

   Dit element heeft een tweeledige focus: enerzijds het monitoren van de prestaties van het Veiligheidsbeheerssysteem (VBS) en anderzijds het uitvoeren van ongevalsonderzoek.

   De effectiviteit van het VBS wordt in kaart gebracht aan de hand van prestatie-indicatoren, waardoor tijdig kan worden bijgestuurd om zware ongevallen te voorkomen. Daarnaast bieden aantoonbare veiligheidsrondes inzicht in de werking en naleving van het VBS.

   Indien zich een (bijna-)ongeval voordoet, wordt een passende onderzoeksmethodiek toegepast om de (basis)oorzaken te identificeren. Dit stelt de organisatie in staat gerichte maatregelen te treffen ter voorkoming van soortgelijke incidenten in de toekomst.

   Alle processen met betrekking tot prestatiemeting en ongevalsonderzoek zijn vastgelegd in procedures, waarin tevens taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn gedefinieerd. Daarnaast is de meldingsplicht aan het bevoegd gezag hierin opgenomen.

   
   
   
7. Incidentenrapportage en onderzoek
   

   Het Veiligheidsbeheerssysteem (VBS) wordt periodiek gecontroleerd op doeltreffendheid en deugdelijkheid door middel van audits, uitgevoerd volgens een vastgestelde auditprocedure. Deze audits worden uitgevoerd door onafhankelijke en gekwalificeerde auditoren, die zowel intern als extern kunnen opereren, mits zij geen directe betrokkenheid hebben bij het te auditeren onderwerp.

   In combinatie met de informatie uit element VI wordt in de managementreview een integraal beeld gevormd van de werking van het VBS. Op basis van de bevindingen worden jaarlijks de doelstellingen bijgesteld en verbeteringen geïmplementeerd om de effectiviteit van het systeem te optimaliseren.

   Deze processen zijn geborgd in vastgelegde procedures, waarin tevens de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk zijn gedefinieerd.